Stálosť informácií uvedených na dokladoch z registračných pokladníc

Počas realizácie auditov sa stretávame so situáciou, že účtovné prípady napr. spotreby materiálu, spotreby pohonných látok, tržieb z predaja tovaru a pod. sú podložené pokladničnými dokladmi z elektronickej („ERP“), resp. virtuálnej („VRP“) registračnej pokladnice. Tieto doklady sa z dôvodu rýchlej a lacnej tlače tlačia na termopásky. Informácie uvedené na týchto termopáskach sa po krátkom čase stávajú vyblednuté a nečitateľné.

Na základe §4 odst.2. písm.b) bod 8 zákona č. 289/2008 Z.z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice v aktuálnom znení majú povinnosť používatelia registračných pokladníc (elektronických, resp. virtuálnych) používať kvalitný termopapier. Ale aj ten najkvalitnejší termopapier nebude mať žiadny vplyv na životnosť tlače, ak budú pokladničné doklady skladované v nasledovných podmienkach:

• teplota mimo rozsahu 18 – 25 °C
• uschovanie v mokrom alebo vo vlhkom prostredí (60%)
• kontakt s lepidlami – napríklad lepiace pásky
• kontakt s PVC – napríklad euroobal
• kontakt s bielidlami – napríklad bielený kancelársky papier
• kontakt so zmäkčovadlami − napríklad kožená peňaženka
• kontakt s rozpúšťadlami – napríklad pečiatky
• používanie farebných zvýrazňovačov

Upozorňujeme na § 8 Zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve, na základe ktorého je účtovná jednotka povinná viesť účtovníctvo správne, úplne, preukázateľne a spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov. Vhodným spôsobom, ako eliminovať riziko spochybnenia nákladu/výdavku kontrolným orgánom, je ich kopírovanie, čo môže byť časovo náročné a aj drahé riešenie.